Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w ZS-R w Rybniku

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora z dnia 20 września 2024r.

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych
w Zespole Szkolno-Rewalidacyjnym Szkoła Życia w Rybniku

§ 1.
1. Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928).
2. Celem procedury jest uregulowanie trybu przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa w Zespole Szkolno-Rewalidacyjnym Szkoła Życia w Rybniku, a także podejmowanie działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
3. Ilekroć w procedurze jest mowa o:
a) Szkole Podstawowej/Przedszkolu/Ośrodku Rewalidacyjno-Wychowawczym należy przez to rozumieć Zespół Szkolno-Rewalidacyjny Szkoła Życia w Rybniku,
b) dyrektywie – należy przez to rozumieć Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. dyrektywa o ochronie sygnalistów),
c) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928),
d) RODO – należy przez to rozumieć Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
e) Procedurze – należy przez to rozumieć Procedurę Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w Zespole Szkolno-Rewalidacyjnym Szkoła Życia w Rybniku,
f) Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Zespołu Szkolno-Rewalidacyjnego Szkoła Życia w Rybniku lub osobę zastępującą go w trakcie nieobecności,
g) sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną zgłaszającą lub ujawniającą publicznie informację o naruszeniu prawa pozyskaną w kontekście związanym z pracą,
h) kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w jednostce lub na rzecz jednostki, lub pełnienia służby w jednostce, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość działań odwetowych,
i) odbiorcy zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę odpowiedzialną za przyjmowanie i dokonywanie zgłoszenia nieprawidłowości przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej procedurze,
j) naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć każde działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa;
k) Rejestrze – należy przez to rozumieć Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych Naruszeń Prawa zawierający informacje dotyczące zgłoszenia oraz przebiegu i rozstrzygnięcia postępowania w sprawie naruszenia prawa w Zespole Szkolno-Rewalidacyjnym Szkoła Życia w Rybniku,
l) działaniu następczym – należy przez to rozumieć każde działanie podjęte przez Zespół Szkolno-Rewalidacyjny Szkoła Życia w Rybniku w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia,
m) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć kierowaną do sygnalisty informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
4. Procedura określa w szczególności:
a) tryby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę,
b) podmiot w ramach struktury organizacyjnej Zespołu Szkolno-Rewalidacyjnego Szkoła Życia w Rybniku upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
c) szczegółową procedurę podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniem wewnętrznym,
d) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,
e) terminy realizacji obowiązków przewidzianych w dyrektywie oraz ustawie.
5. Zakresem podmiotowym procedury objęci są sygnaliści, w tym:
a) pracownicy Zespołu Szkolno-Rewalidacyjnego Szkoła Życia w Rybniku,
b) osoby świadczące pracę na rzecz Zespołu Szkolno-Rewalidacyjnego Szkoła Życia w Rybniku na innej podstawie niż stosunek pracy,
c) stażyści,
d) praktykanci,
e) kandydaci do zatrudnienia,
f) podmioty współpracujące z Zespołem Szkolno-Rewalidacyjnym Szkoła Życia w Rybniku, w tym kontrahenci,
g) wolontariusze,
h) pozostałe osoby działające w imieniu lub na rzecz Zespołu Szkolno-Rewalidacyjnego Szkoła Życia w Rybniku

§ 2.
1. Procedura obejmuje zgłaszanie naruszeń prawa w ramach obszarów dotyczących :
a) korupcji,
b) zamówień publicznych,
c) usług, produktów i rynków finansowych,
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
f) bezpieczeństwa transportu,
g) ochrony środowiska,
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
i) bezpieczeństwa żywności i pasz,
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
k) zdrowia publicznego,
l) ochrony konsumentów,
m) ochrony prywatności i danych osobowych,
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
r) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16,
§ 3.
1. Zgłoszenie naruszenia prawa może być przekazane pisemnie w postaci papierowej w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Zgłoszenie sygnalisty”, doręczonej za pośrednictwem operatora pocztowego na adres Zespołu Szkolno-Rewalidacyjnego Szkoła Życia w Rybniku, tj. ul. Orzepowicka 15a, 44-217 Rybnik lub przesłania drogą elektroniczną na adres mailowy: zgloszenia@szkolazycia.rybnik.pl
2. Dopuszcza się również zgłoszenia ustne przekazywane przez sygnalistę osobiście, podczas bezpośredniego spotkania z osobą wskazaną w § 3 ust. 5 w siedzibie Zespołu Szkolno-Rewalidacyjnego Szkoła Życia w Rybniku.
3. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane. Zgłoszenia takie podlegają wpisowi do rejestru z adnotacją „zgłoszenie anonimowe – nie nadano dalszego biegu”.
4. Nie rozpatruje się zgłoszeń, które nie dotyczą naruszenia prawa w obszarach wymienionych w §2 ust.1 Procedury oraz dotyczących informacji objętych przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego lub konieczności zachowania tajemnicy zawodowej, w tym tajemnicy zawodowej zawodów prawniczych.
5. Obsługę wszystkich zgłoszeń naruszenia prawa, w tym całościowy nadzór nad ich przyjmowaniem i rozpatrywaniem zapewniają 2 (dwie) osoby wyznaczone przez Dyrektora spośród pracowników Zespołu Szkolno-Rewalidacyjnego Szkoła Życia w Rybniku, na mocy osobnego zarządzenia. Zarządzenie, o którym mowa w zdaniu poprzednim podaje się do publicznej wiadomości poprzez obwieszczenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Placówki oraz poprzez zamieszczenie w BIP Zespołu Szkolno-Rewalidacyjnego Szkoła Życia w Rybniku.
6. Jeżeli z treści zgłoszenia naruszenia prawa wynika, że jego treść dotyczy osoby wyznaczonej przez Dyrektora do obsługi zgłoszeń, o której mowa w § 3 ust. 5, osoba ta zostaje automatycznie wyłączona z obsługi takiego zgłoszenia zgodnie z postanowieniami niniejszej Procedury.
7. W przypadku niemożności obsługi zgłoszenia przez osobę wyznaczoną w trybie § 3 ust. 5, w szczególności gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy tejże osoby, czynności za nią wykonuje wyłącznie druga z wyznaczonych przez Dyrektora osób, a w przypadku braku takiej możliwości Dyrektor niezwłocznie wyznacza spośród pozostałych pracowników Zespołu Szkolno-Rewalidacyjnego Szkoła Życia w Rybniku inną osobę do obsługi zgłoszenia. Zapis § 3 ust. 5 stosuje się odpowiednio.
8. Zgłoszenie ustne, o którym mowa w § 3 ust. 2 na wniosek sygnalisty może zostać dokonane podczas indywidualnego spotkania z udziałem osoby wskazanej w §3 ust.5. Spotkanie organizuje się w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania odtwarzającego jego dokładny przebieg sporządzonego przez obecnego podczas spotkania pracownika Zespołu Szkolno-Rewalidacyjnego Szkoła Życia w Rybniku, o którym mowa w § 3 ust. 5. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
9. O przyjęciu zgłoszenia naruszenia prawa osoba wskazana w § 3 ust. 5 informuje sygnalistę w terminie 7 (siedmiu) dni od daty jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu- adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej, na który należy przekazać potwierdzenie.

§ 4.
1. Zgłoszenie naruszenia prawa powinno zawierać co najmniej:
a) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,
b) dane kontaktowe sygnalisty,
c) dokładny opis przedmiotu naruszenia prawa,
d) opis kontekstu związanego z pracą,
e) wskazanie na jakiej podstawie sygnalista stwierdza, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa,
f) wskazanie, czy naruszenie zostało zgłoszone do innego podmiotu,
2. Zgłoszenia naruszenia prawa można dokonać na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1.

§ 5.
1. Zgłoszenia naruszenia prawa są przyjmowane przez osoby wyznaczone do obsługi zgłoszeń, o których mowa w § 3 ust. 5. Pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów określonych w niniejszej Procedurze, osoby te ustalają między sobą, kto będzie odpowiedzialny za obsługę danego zgłoszenia. Zgłoszenie powinno zostać przyjęte i rozpatrzone co najmniej przez jedną z tych osób.
2. Przeprowadzający wstępną weryfikację zgłoszenia, w pierwszej kolejności ustala, czy zgłoszenie spełnia wymogi formalne określone w Procedurze.
3. W przypadku zgłoszeń, które nie spełniają wymogów określonych w Procedurze, osoba odpowiedzialna za ich obsługę informuje sygnalistę o stwierdzonych brakach lub niezgodnościach. Jeżeli braki te mogą być uzupełnione, sygnalista zostaje wezwany do ich poprawienia w wyznaczonym terminie. W razie braku uzupełnienia zgłoszenia w wyznaczonym czasie, zgłoszenie może zostać pozostawione bez dalszego biegu.
4. Jeśli zgłoszenie naruszenia prawa spełnia wymogi określone w Procedurze i istnieją przesłanki do wszczęcia postępowania wyjaśniającego, podejmowane są niezwłocznie działania mające na celu zbadanie okoliczności przedstawionych w zgłoszeniu.
5. W razie potrzeby osoba prowadząca postępowanie może wezwać pracowników lub osoby świadczące usługi lub pełniące funkcje na rzecz Zespołu Szkolno-Rewalidacyjnego Szkoła Życia w Rybniku, aby złożyły wyjaśnienia. Osoby wezwane muszą się stawić i dostarczyć wszelkie informacje i dokumenty, które mogą pomóc w ustaleniu szczegółów dotyczących zgłoszonego naruszenia.
6. Po zbadaniu wszystkich okoliczności osoba prowadząca postępowanie podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia.
7. Jeśli zgłoszenie okaże się bezpodstawne, postępowanie wyjaśniające zostaje zakończone, a wobec sygnalisty mogą zostać podjęte działania prawne zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
8. Jeśli zgłoszenie okaże się zasadne podejmowane są odpowiednie działania następcze, w szczególności mogą zostać podjęte następujące kroki:
a. powiadomienie osoby właściwej do wyciągnięcia konsekwencji porządkowych lub dyscyplinarnych wobec osób odpowiedzialnych za naruszenie prawa,
b. powiadomienie organów ścigania, jeśli naruszenie prawa stanowi przestępstwo,
c. zainicjowanie wszczęcia kontroli lub postępowania administracyjnego,
d. zainicjowanie działań w celu odzyskania środków finansowych,
9. Przeprowadzający postępowanie wyjaśniające przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
10. Nie przekazuje się informacji zwrotnej, jeśli zgłaszający nie podał danych kontaktowych.

§ 6.
1. Dane osobowe sygnalisty oraz treść zgłoszenia są objęte poufnością i nie mogą być ujawnione bez zgody sygnalisty.
2. Sygnalista jest chroniony przed wszelkimi formami działań odwetowych, w tym zwolnieniem z pracy, obniżeniem wynagrodzenia, mobbingiem czy innymi formami represji.
3. Wszelkie działania odwetowe wobec sygnalisty są zakazane i mogą skutkować sankcjami dla osoby lub osób odpowiedzialnych.

§ 7.
1. Zespół Szkolno-Rewalidacyjny Szkoła Życia w Rybniku pełni rolę administratora danych osobowych zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO i przetwarza je w związku z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń wewnętrznych. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się wyłącznie na polecenie administratora.
2. Dane osobowe sygnalisty przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. W przypadku, gdy sygnalista zawrze w zgłoszeniu szczególne kategorie danych osobowych, przetwarzanie może również odbywać się na podstawie art. 9 ust. 1 lit. g RODO.
3. Osoby odpowiedzialne za obsługę zgłoszeń pozyskują tylko te dane osobowe, które są niezbędne. Dane, które nie mają znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie ich przypadkowego zebrania, są usuwane niezwłocznie.
4. Administrator spełnia obowiązki informacyjne określone w art. 13-14 RODO wobec sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. Pełna treść obowiązku informacyjnego jest dostępna także na tablicy ogłoszeń w siedzibie Placówki oraz na stronie internetowej Zespołu Szkolno-Rewalidacyjnego Szkoła Życia w Rybniku pod adresem: https://szkolazycia.rybnik.pl/.
5. Administrator realizuje prawa osób, których dane dotyczą, określone w art. 15-22 RODO, z ograniczeniami dotyczącymi dostępu do danych osobowych wynikającymi z ustawy o ochronie sygnalistów.
6. W przypadku, gdy zgłoszenie sygnalisty wskazuje na naruszenie ochrony danych osobowych, administrator realizuje obowiązki wynikające z art. 33-34 RODO.
7. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO, zapewniając ich bezpieczeństwo poprzez ochronę przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem i zniszczeniem.

§ 8
1. Każde zgłoszenie nieprawidłowości, niezależnie od wyniku postępowania wyjaśniającego, jest odnotowywane jest w Rejestrze.
2. Odpowiedzialność za prowadzenie Rejestru spoczywa na osobach wyznaczonych przez Dyrektora do obsługi zgłoszeń naruszeń prawa, o których mowa w § 3 ust. 5 Procedury.
3. Rejestr obejmuje:
a) numer zgłoszenia,
b) osobę rozpatrującą zgłoszenie,
c) przedmiot naruszenia prawa,
d) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do jej identyfikacji,
e) adres do kontaktu sygnalisty,
f) datę otrzymania zgłoszenia,
g) informację o działaniach podjętych w związku ze zgłoszeniem.
4. Wzór rejestru zgłoszeń nieprawidłowości stanowi Załącznik nr 2.
5. Wszelka dokumentacja oraz informacje zebrane podczas rozpatrywania zgłoszenia są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 9
1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania Procedury odpowiada Dyrektor.
2. Zmiany Procedury dokonywane są w drodze zarządzenia wydanego przez Dyrektora.
3. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji pracownika przekazuje informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub czynności poprzedzających zawarcie innej niż stosunek pracy umowy.
4. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do publicznej wiadomości poprzez obwieszczenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zespołu Szkolno-Rewalidacyjnego Szkoła Życia w Rybniku.